Организация документооборота

Сегодня никому из бизнесменов не надо объяснять значение правильной организации документооборота для успешной работы предприятия. Причем это остается актуальным и для государственной структуры, и для крупных производств, и для малого бизнеса. Ведь за время работы даже небольшая организация пропускает через себя такое количество документов, что для управления их потоками требуется достаточное умение. В сложившейся обстановке менеджерам приходится искать новые способы и инструменты для оптимизации деятельности в этой сфере.

Следует сказать, что с внедрением компьютерных технологий организация документооборота значительно упростилась. Отпала необходимость в машинописных бюро, циркуляры намного быстрее продвигаются по инстанциям и службам, а главное улучшился контроль потоков и отдельных документов. И, тем не менее, в предпринимательских структурах весьма затруднительно оценить, насколько хорошо поставлено управление документооборотом. Дело в том, что здесь неприменимы количественные показатели, столь удобные для анализа; нужны только качественные критерии.

Но и на этот счет имеется выход из положения: можно провести специальное тестирование. Методика подобной процедуры постепенно внедряется в практику деятельности бизнеса и основана она на анализе сведений, полученных в ходе анкетирования, вкупе с некоторыми исходными данными (штат сотрудников, степень компьютеризации, отрасль и прочее). Оценкой же организации документооборота служат специальные коэффициенты.  А направления обычно следующие: информационная безопасность, эффективность управления сотрудниками, исполнительская дисциплина, эффективность бизнес процессов. Бывают, правда, вариации, но все-таки указаны главные показатели, которые могут отразить работу с документами.

Конечным итогом тестирования организации документооборота на предприятии является оценка, выраженная в процентах. Например, если взять за нулевую точку отсутствие учета, то можно получить общее представление об эффективности работы с документами на предприятии. И так по всем выбранным показателям. В дальнейшем полученные «баллы» помогут сформулировать требования по устранению недостатков на наиболее ущербных участках. Тем более что можно детализировать исследования в отдельных службах.

Подобные тесты способны оказать существенную помощь руководителям в определении узких мест и совершенствовании работы с документами. Причем для проведения необязательно устанавливать особенное программное обеспечение, – тестирование доступно и в он-лайн режиме, и с помощью, скаченной из Интернета небольшой программки. Существует, правда, единственное ограничение: исследования можно проводить лишь с небольшими организациями. Если это крупное предприятие, то приходится разбивать процедуру по подразделениям.  Но обычно в крупных структурах и без этого установлены особые ПО, где предусмотрены все подобные опции.

 
Архивы
Наши партнеры
Стильные Угги в Киеве
Читать нас
Связаться с нами
Для предложений о размещении авторских материалов на сайте воспользуйтесь формой «+Добавить новость». В случае перепечатки материалов активная ссылка на ресурс обязательна. Всегда рады сотрудничеству!